制度不完善,或制度未得到有效执行,则会使制度形同虚设,管理也会因此而漠视制度。今年加大力度对违规行为进行处理处罚,但罚款数额在增加,违反制度的次数和程度反而更严重,这就说明我们的制度不完善,或制度执行上有偏差。
而制度执行上的偏差,最主要的原因是管理职责不明确,由于职责不明确,越级管理、越级上访的现象很严重,这种现象反过来又导致制度执行的混乱。
集团目前面临的四大风险:
一是市场风险,包括销售市场和供应市场风险。整个上半年的销售淡季,生产一直在拖单,给集团已经形成和正在开拓的销售市场带来相当大的威胁,这一情况如不及时得到解决,销售市场将会逐步萎缩,集团信誉也会大打折扣。
众所周知,模具虽然给生产造成一定影响,但不是拖单的主要原因,生产拖单的主要原因是外加工户的加工质量和交货速度,管理层普遍分析认为,外加工户之所以还在接我们的加工业务,是考虑公司业务量较大,不想失去这一块“奶酪”,而一旦生产旺季来临,他们绝对会放弃我们的业务,果真如此,售的供应风险以及由此引发的销售市场风险将难以控制。
形成市场风险的原因有很多,但最主要的,管理层大多数人认为,是外加工结算业务引起的。加工结算不及时,一般都拖一个月以上,有的达半年以上,结算时不按约定的价格计算加工费,而是九折或九五折,打折又没有一个明确的标准,随意性较大,有的甚至希望外加工户丢单,从而达到少与他们结算加工费的目的,外加工户对此很有怨言。表面看来,打折过后为集团节约了不少成本,但实际上是给集团造成更大的损失,市场风险无处不在,集团也正在面临“诚信”危机。
二是财务风险,包括投资风险和核算风险。
其一,结果证明,集团在省外三个子公司的投资是失败的。但人们只看到投资失败的结果,却没有认真分析失败的真正原因。财审部认为,投资决策没有错误,错在我们的管理机制上,错在我们对投资的分析、预测和监督管理上,如果去年在发现虹星管理层有串通舞弊行为,及时运用法律手段,严肃处理这件事,挽回集团损失,就不会再发生今年的高层管理再次舞弊;如果在对酒店投资(包括前期购买和后期装修)时进行充分的投资认证分析,并指定专人负责监督,就不会导致成本飚升,资产虚增,效益出不来的情况发生。
因为投资的结果,集团法人潘总面临家族成员多方面的责难和压力,在很多事情上丧失了信心。事实也表明,在今年很多重大的投资决策上,潘总畏首畏尾、犹豫不决,甚至有很多的决策不是由潘总做出的。
如何重新树立潘总的自信心,提高他的决策能力,这是整个集团尤其是集团管理层要考虑的问题。
其二,今年认识到财务成本的重要性,并把“总成本领先”的战略目标放在各项目标的首位,思路是正确的,但为什么始终不能解决财务核算的问题,主要原因不在财务,这不是推卸财务的责任。因为有几个重要的内控制度不能实施,集团财审部门形同虚设,财审的反映、监督、分析预测和决策职能完全失效。
财务监督失效主要表现在:财务资料归集难。财务要求各存货流程必须开具并向财务提供《入库单》、《出库单》、《移库单》、《报废品清单》、《返工清单》以及《生产订单》、《材料订购单》、《委托加工单》、手续完备的《加工费结算清单》、《现金、银行存款对账单》,大多数没有及时、完整、准确提供,财务反映职能都无法发挥,更不用说监督职能了;出纳职位不适合。几乎所有管理都畏惧、远离刘老蒙,这是不争的事实,我不知道集团是如何看待的,我也不想在此做更深层次的分析。在生活上,大家都认为出纳人不错,能够理解人、关心人。但在工作上,却与大家没有沟通的共同语言,这只能说明,这是管理艺术欠缺,站在出纳的角度,我们可以理解他的做法,但出纳职位不适合刘老蒙去做;外加工结算职位不适合。外加工户的加工质量和交货速度是外加工结算带来的直接影响,上面已经说得很清楚。同审部也多次提出,这个职位要换,由财务直接承担。但总说此项业务复杂,财务拿不下来,这一说法令人费解,我们只能解释为集团另有目的。外加工结算业务只是整个成本管理的一个项目,和集团整体财务核算比起来,其工作量和工作难度不会超过10%,财务怎么会拿不下来呢?因为摸不清集团的真正目的,所以这一块一直是财务监督的“盲区”。
就目前看来,公司要想彻底改变财务现状,并以财务为突破口,实现集团整体发展战略,上述出纳和外加工结算职位必须立即做出变更。这两项职位失去了互相监督约束机制,其隐患无人可以预知和防止。
三是税务法律风险。稍微懂得税务稽查的人都能发现集团存在的税收漏洞,比如对存货盘点、对集团销售部提供的应收账款明细账、与集团发生购销业务的几个主要的客户进行调查,等等。如果税务稽查的人问财务,上个月的销售收入有多少,上缴税金多少?这些做内账的财务人员绝对会因回答不出而可能会当作说假话、作假证被传唤甚至拘留,一旦如此,公司的税收法律风险将会很大,因为没有人敢担保财务人员不会说出全部真相。也没有人敢担保,税务局的人不会知道做内账的三个财务人员。所以外账的收支核算情况必须让内账的财务人员至少是会计主管、财务负责人知情,否则他无法应对税务稽查人员或税警的盘问。
真正的财务管理高手,并不鼓励集团做两套账,他们擅长的是精通税收法律和其他法律法规,通过税务筹划和寻找法律上的漏洞,达到“合理避税”的目的,其结果与做两套账、三套账一样,但其税务法律风险几乎为零。
四是人事风险。人事也就是企业的团队。现代企业越来越重视团队的建设,主要的原因是人事风险带给企业的威胁已经暴露出来,比如:企业员工的变动影响。如果员工流失严重,说明企业适合员工生存的环境不好,员工的不稳定,尤其是重要岗位管理人员包括财务人员更叠频繁,由此可能给企业带来的损失及风险会加大。员工遭受的异常压力。我们说“有压力才有动力”,但如果压力超出员工所能承受的限度,压力就会严重影响员工的心态,员工要么面对压力时逃避,要么就是敷衍了事,这样带给企业的后果可想而知。今年集团的员工流失率近达60%,说明人事管理上出现了很大的失误,有两件事值得一提:
其一,六月底发生的装搭车间集体辞职事件,事发之时,财审部曾提醒生产总监。站在他的角度,他不可能很好地处理这件事,因为他有生产任务压力,他只能说好话,全力挽留员工,当断不断,必受其乱。财审部建议他请求此事的当然职能部门——行政部出面解决,但没想到会是潘总亲自处理此事,当晚几位高层管理就都预言,员工必走无疑,因为潘总是集团老板,他说出去的话,没有任何台阶可以给他下。
其二,抛光员工。抛光、压铸工人难以管理在全国这个行业都是不争的事实,但经过第一次抗击台风,管理用真情感染了他们,所以才有第二次台风来时,员工主动开会听从管理指挥,主动请求加入抗台队伍,保护公司的财产。然而事隔几天,集团要将抛光车间整体租赁,由承租者自由决定员工的去留。已经激发起来的“工人爱集团”的热情受到了伤害,员工流失再一次面临威胁。而这种流失现象一定会波及其他车间。
有人说,集团的人事行政管理已经毫无价值可言。财审部认为,此言非虚,充其量是个监督罚款的机构!
内审建议书还提到了集团管理沟通、成本、罚款、情感、文化、家庭六个误区,供集团管理层及潘总参考。